Cómo legalizar un documento extranjero en España

Como comentamos en nuestro artículo anterior, la legalización de un documento extranjero sirve para otorgarle validez oficial tras comprobar que los sellos y firmas que contiene son auténticos.

El procedimiento para legalizar documentos extranjeros en España implica varios pasos que deben iniciarse en el país de origen del documento, por lo que el país donde se expide el documento deberá certificar la autenticidad de las firmas que constan en el mismo y deberá ser validado por un organismo diplomático o consular. Por lo general, consiste en que cada una de las autoridades implicadas del país de origen (Colegio de Notarios, Ministerio de Justicia, Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación) ejecute una legalización a título individual del documento, que dota de legalidad a un documento público expedido en países que no forman parte del Convenio de la Haya para que tenga validez en otro país, de forma que sea reconocido oficialmente.

Tras la legalización a título individual de los organismos anteriormente mencionados, el documento debe ser cotejado como correcto por el consulado de España en el país de destino. El documento necesitará el Sello de Seguridad (Instrucción de servicio del Ministerio de Asuntos Exteriores nº 28 de 21/05/2012), que admite la legalización exclusiva por la autoridad diplomática o consular española sin más requisitos que añadir un sello de seguridad de un modelo aprobado. Dicho sello es una pegatina trasparente de seguridad que se estampa directamente sobre la firma de los funcionarios competentes para legalizar los documentos. Esta pegatina protege la última firma de la cadena de legalización, que será siempre la de un funcionario del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación de España. Gracias a esta pegatina transparente, cuando un documento extranjero haya sido debidamente legalizado y provisto de la etiqueta de seguridad en la oficina consular española del lugar de origen del documento, no será necesario el paso del administrado por la Sección de Legalizaciones de la Dirección General de Españoles en el Exterior, Asuntos Consulares y Migratorios en Madrid. De esta forma, los ciudadanos que quieran hacer valer un documento extranjero en España no tendrán que pedir cita previa ni acudir a Madrid para legalizarlo, siendo plenamente válido a los efectos del ordenamiento jurídico español desde el mismo momento en que el Cónsul de España en el país de origen del documento haya estampado sobre su firma la pegatina de seguridad antes mencionada.

¿Es necesario traducir los documentos al español antes de presentarlos en el organismo pertinente?

Así es, los documentos extranjeros que hayan de surtir efecto en España deben estar traducidos al castellano. Es importante que la traducción sea completa y refleje todos los sellos y certificaciones de legalización procedentes del país de origen, por lo que no conviene solicitar la traducción antes de haber realizado los pasos indicados anteriormente para que el organismo pertinente en España disponga de la información completa en español.  Solo son admisibles a efectos de la legalización:

• Las traducciones oficiales realizadas en España por un Traductor Intérprete Jurado español con nombramiento por el Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación (MAEC). Estas traducciones están exentas de legalización. Son válidas sin necesidad de ningún trámite adicional. El traductor jurado deberá sellar todas las hojas, y sellar y firmar la última para que la traducción jurada tenga plena validez y se pueda presentar ante cualquier organismo de España. Por lo tanto, las traducciones que se van a entregar en España no necesitan pasar por el trámite de la legalización.
• Las traducciones realizadas por una representación española en el extranjero, así como la traducción extranjera asumida como propia por una Representación española. Requieren la legalización del MAEC (Sección de Legalizaciones).
• Las traducciones realizadas por la Representación Diplomática o Consular en España del Estado que ha expedido el documento. Requieren la legalización del MAEC (Sección de Legalizaciones).

Cómo presentar documentos oficiales españoles en organismos de otro país

En el caso de documentos españoles, deberá consultarse la legislación del país en donde el documento vaya a surtir efecto, aunque lo normal es que solo se acepten documentos en el idioma o idiomas oficiales de dicho país, por lo que se requerirá la traducción oficial al idioma en cuestión (se recomienda que sea una traducción realizada por un traductor jurado para evitar posibles problemas). Por otro lado, en caso de que las traducciones juradas no sean válidas por sí mismas, deberán ser legalizadas en el MAEC.

Para legalizar la traducción de un documento emitido en España que queremos presentar en otro país hay que seguir el siguiente procedimiento:

• Trámite en el Ministerio de Justicia (se puede hacer en el día): Legalizaciones. C/ de la Bolsa 8, 28071, Madrid, telf. 902 007 214
• Realizar una traducción jurada del documento al idioma oficial del país en cuestión
• Legalizar la traducción en el MAEC en la sección de legalizaciones (hay que pedir cita previa): Legalizaciones. C/ Juan de Mena 4, 28071, Madrid, telf. 91 379 16 55
• Trámite en el Consulado correspondiente