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qué significa apostillar documentos

¿QUÉ SIGNIFICA APOSTILLAR DOCUMENTOS?

Empecemos por explicar qué es la Apostilla de la Haya

Para entender qué significa apostillar documentos debes conocer primero La Apostilla de la Haya, también llamada legalización única, es un método de legalización simplificado que se aplica a los países que suscribieron el XII Convenio de La Haya en 1961 y que firmaron el acuerdo denominado Hague Convention Abolishing the Requirement of Legalization for Foreign Public Documents (Convenio de La Haya para abolir el requerimiento de legalización de documentos públicos extranjeros). Esta certificación solo tiene validez entre los países firmantes, por lo que, si el país donde se necesita que surta efectos el documento no es miembro de este Convenio, requerirá ser legalizado. En la página https://www.hcch.net/es/states/hcch-members se pueden consultar los Estados que forman parte del Convenio de la Haya.

A través de la denominada Apostilla de la Haya, un país firmante del Convenio de la Haya reconoce la eficacia jurídica de un documento público emitido en otro país firmante de dicho Convenio, eliminando de este modo el requerimiento de legalización de los documentos públicos extranjeros. Con este único acto queda legalizado el documento, ya que la única formalidad que debe exigirse para certificar la autenticidad de una firma, la calidad en que el signatario del documento público haya actuado y, en su caso, la identidad del sello que lleve el documento para los documentos procedentes de los Estados parte de dicho Convenio es el sello de la Apostilla, expedido por la autoridad competente del Estado del que proceda el documento y que surte efectos directamente ante cualquier autoridad de otro Estado parte del Convenio. Esto permite agilizar los trámites exigidos para documentos públicos que deben ser validados por vía diplomática o consular, certifica la autenticidad de los documentos públicos expedidos en otro país y exime de legalizar documentos públicos extranjeros en todos los países miembros.

¿Qué documentos pueden portar la Apostilla de la Haya?

Cualquier persona portadora de un documento público cuya autenticidad desee certificar puede solicitar la Apostilla de la Haya.

Para los efectos de este acuerdo, se consideran documentos públicos aquellos que hayan sido otorgados ante una Notaría Pública o Registro Principal, documentos administrativos, documentos con certificaciones oficiales y documentos procedentes de una corte estatal, documentos judiciales, administrativos, certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, como los notariales de firmas de documentos privados (con algunas excepciones).

Se puede apostillar documentos que provienen de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los del Ministerio Público o de un secretario, oficial o agente judicial, documentos otorgados ante una Notaría Pública o Registro Principal, documentos administrativos, documentos con certificaciones oficiales y documentos procedentes de una corte del Estado, documentos judiciales, documentos administrativos, certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como la certificación del registro de un documento, la certificación sobre la certeza de una fecha y las autenticaciones oficiales y notariales de firmas en documentos de carácter privado.

Sin embargo, no se aplicará a los documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares ni a los documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera o a los documentos que, en aplicación de otros Convenios Internacionales, estén exentos de ser legalizados o apostillados (dichos Convenios Internacionales pueden consultarse en este enlace: http://www.exteriores.gob.es/Portal/es/ServiciosAlCiudadano/SiEstasEnElExtranjero/Documents/Convenioseximenlegalizacion.pdf). También hay que tener en cuenta que para algunos documentos administrativos será necesario un  reconocimiento previo de firma antes de la Apostilla. Por ejemplo, los títulos y certificados de estudios universitarios oficiales necesitan reconocimiento de firma por el Ministerio de Educación.

Datos necesarios para apostillar documentos según la Apostilla de la Haya

En la Apostilla constarán los siguientes datos:

  • Nombre del país del que procede el documento
  • Nombre de la persona que firma el documento
  • Capacidad con la que ha actuado la persona que firma el documento
  • Nombre de la autoridad que ha impuesto el sello, en caso de documentos sin firma
  • Lugar de certificación
  • Fecha de certificación
  • Autoridad que emite el certificado
  • Número de certificado
  • Sello de la autoridad que emite el certificado
  • Firma de la autoridad que emite el certificado

¿Qué organismos pueden apostillar documentos?

Para entender qué significa apostillar documentos debemos saber que dependiendo del tipo de documento que se quiera apostillar y del país en el que necesitemos apostillarlo, cada país pone a disposición (dependiendo del documento) el organismo correspondiente para expedir la Apostilla. Por ejemplo, en España lo hacen los Tribunales Superiores de Justicia, los Colegios Notariales, etc. En función de la naturaleza del documento público de que se trate, en España son tres las «autoridades apostillantes», cuya competencia para cada caso en particular se establece acudiendo a las siguientes reglas:

  • Para apostillar documentos emitidos por autoridades judiciales competentes: la autoridad apostillante competente será el Secretario de la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia. Así, el secretario del Tribunal Superior de Justicia podrá apostillar documentos tales como autos, sentencias y demás providencias emanadas de cualquier autoridad judicial, de cualquier instancia (Juzgados, Audiencias Provinciales, Tribunales Superiores de Justicia) y de todas las ramas de la jurisdicción (civil, penal, social, contencioso administrativa).
  • Documentos autorizados notarialmente y documentos privados cuyas firmas hayan sido legitimadas por Notario: la autoridad apostillante competente será el Decano del Colegio Notarial respectivo o miembro de su Junta Directiva.
  • Para apostillar documentos de la Administración Central deberás solicitar la Apostilla de la Haya en Madrid: la autoridad apostillante competente es el Jefe de la Sección Central de la Subsecretaría del Ministerio de Justicia. El Ministerio de Justicia está ubicado en la siguiente dirección: C/ San Bernardo, 45, entrada por la C/Manzana, 2.28015. Madrid (horario: lunes a viernes, de 9 a 17:30 horas y sábados, de 9 a 14 horas, teléfono: 91 390 20 11). La solicitud puede hacerse de forma presencial o por correo, remitiendo la solicitud por correo certificado a las siguientes señas: Registro General del Ministerio de Justicia, San Bernardo 45, 28015 Madrid

La Administración Central del Estado está integrada por los órganos que extienden su competencia a todo el ámbito territorial del Estado. Se trata de los Ministerios o sus Organismos Dependientes, y únicamente los documentos expedidos por ellos deben ser apostillados por el Ministerio de Justicia en Madrid.

  • Para apostillar documentos públicos de las restantes Administraciones: Periférica (Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno en cada Comunidad Autónoma y/o Provincia), Autonómica, Provincial, Municipal y Órganos Autónomos de la Administración Central: será autoridad apostillante competente, a elección del interesado, cualquiera de las mencionadas en los apartados 1 y 2, es decir, o el Secretario de la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia o el Decano del Colegio de Notarios.

Traducción de documentos en los que figura la Apostilla de la Haya

Cuando se requiera la traducción jurada de un documento que va acompañado de la Apostilla de la Haya, conviene que la traducción jurada contengan también la traducción de la apostilla, para que la traducción sea completa. En España, las traducciones juradas deben realizarlas traductores jurados nombrados por el Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación. Para más información, puedes consultar el artículo de nuestros blog:  “Traducción jurada: información útil para el cliente“.

Esperamos que hayas comprendido a fondo qué significa apostillar documentos y que si te queda algún interrogante, no dudes en dejarnos un comentario. ¡Te esperamos en el siguiente post!

 

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