La confidencialidad es una de las mayores preocupaciones expresada por los clientes, en su mayoría abogados, que demandan el servicio de una traducción jurídica. Y dentro de la confidencialidad pueden incluirse también una serie de medidas de seguridad y prevención relacionadas con el envío de documentos al traductor o a la agencia de traducción.

Del mismo modo que el abogado asesora a un cliente antes de actuar en cualquier situación, es importante que él mismo tome medidas de prevención en el tratamiento de documentos jurídicos, que garanticen por completo la confidencialidad y la seguridad de la información que está compartiendo con el traductor.

Firma de un acuerdo de confidencialidad entre el cliente y el proveedor de traducción jurídica

El hecho de tener plena confianza en el proveedor de servicios de traducción, no debe dejar a un lado la garantía que éste deba ofrecer al cliente en cuanto al sistema de seguridad que se usará al compartir la información incluida en sentencias, contratos o documentos judiciales.

Por eso es muy recomendable firmar un acuerdo de confidencialidad entre el proveedor de servicios y el cliente. Dicho contrato de confidencialidad debe garantizar las correspondientes medidas de seguridad que se seguirán entre el proveedor y sus propios proveedores.

Es más que probable que estos últimos ya hayan firmado un contrato de confidencialidad, pero nunca está de más asegurarse de ello pidiendo una copia del mismo. De este modo, se reducen aún más los riesgos que pudieran surgir ante cualquier tipo de dificultad.

Entre las medidas de seguridad mencionadas encontramos la relacionada con el envío de la documentación.

Canales de envío que aseguren la confidencialidad

En este caso, el procedimiento más habitual es el envío de documentos a través de correo electrónico. Sin embargo, este canal puede parecerle poco seguro al cliente.

La razón es que, actualmente, el comercio de la información a través de la red se ha convertido en algo más rentable que el hecho de destruirla y, en cualquier momento, el proveedor de servicios de traducción jurídica puede ser objeto de un ataque informático.

Por otra parte, y una vez que la documentación está en manos del proveedor, al cliente pueden surgirle dudas también acerca de cómo se comparte y si se realiza a través de canales seguros.

Es por ello que una de las recomendaciones es contar con un sistema de seguridad cifrado que garantice que la información que se comparte no va a ser objeto de un ciberataque. La presencia de un certificado VeriSign™ en el portal web del proveedor garantizará al cliente que éste es un canal de comunicación cifrado y seguro a través del cual podrá mandar toda su documentación. Igualmente, este canal cifrado será el que deberá usarse para reenviar la información a los proveedores del servicio de traducción.

Cómo se almacena la documentación

La confidencialidad es un factor que también debe tenerse en cuenta en el proceso de almacenamiento de la documentación. Y para ello podemos listar dos ejemplos:

• En caso de solicitud de presupuesto, es necesario que se mande la documentación para que el proveedor la revise y dé una respuesta tarifaria. No obstante, en caso de no proceder finalmente con la traducción, ¿qué pasa con esa información que ya se ha enviado?
• Supongamos que la traducción sí se lleva a cabo. Una vez finalizada y entregada, el proveedor se queda con una copia de la misma. ¿Se establece algún plazo para que el proveedor la destruya?

En el primer caso, la solución es contar con una política de confidencialidad y seguridad de la información que se pueda presentar por escrito al cliente, si éste la requiere, o hacérsela llegar como parte del protocolo de contacto. Dicho documento debe especificar cual es el trato que el proveedor da a la información recibida y cómo va a almacenarla. Por esta razón es muy importante que el software que se use para la gestión de proyectos de traducción se encuentre en una red segura.

En el segundo caso, la firma de un acuerdo de confidencialidad es lo que asegura al cliente – si este lo pide expresamente – que la documentación (tanto originales como traducciones) se destruirá en un plazo de tiempo o en una fecha previamente determinada.

Un contrato de confidencialidad es, pues, un medio que asegura la protección de la información que se transmite y que establece el modo en qué esta va a ser gestionada y compartida.

Ello aporta calidad al servicio que se ofrece y seguridad al cliente procedente del sector jurídico.